Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo.

Archiviazione Documentale

 

La Gestione Elettronica dei Documenti permette di ridurre gli archivi cartacei, sino alla loro definitiva eliminazione, rendendo possibile la conservazione in formato digitale e la validità legale nel tempo di qualsiasi tipo di documento.

 

- Riduzione volumetrica, centralizzazione ed unicità dell'archivio aziendale (unico archivio per tutti i documenti in uso: mail, fax, Office, file system, erp...) - Facilità e rapidità di consultazione e reperimento delle informazioni - Introduzione di modalità operative semplici e funzionali - Garanzia di conservazione, a scopi legali - Tracciabilità dei documenti - Eliminazione di migliaia di stampe: giornali, libri, registri, fatture - Eliminazione dei costi di spedizione dei documenti (buste, francobolli....) - Riduzione dei costi di gestione

 

MDM è il software per la conservazione sostitutiva e per la gestione dell'archivio informatico: uno strumento semplice e intuitivo che consente di catalogare, organizzare, aggregare, correlare, gestire le revisioni, archiviare, condividere qualsiasi tipo di documentazione prodotta e ricevuta, sia nativamente in forma digitale, che trasformata in tale formato.  

 

L'archiviazione elettronica permette di gestire contenuti di varia natura: testi, immagini, grafici, tabelle, numeri, link, spool di stampa generici, e qualsiasi altro genere di documento trasformabile in file, nonchè documenti cartacei acquisiti mediante Scanner.

 

Il software inoltre automatizza la funzione di revisione dei documenti e questo è particolarmente adatto per l'archiviazione di disegni tecnici o di documenti di progetto in quelle aziende soggette al Controllo della Qualità.

 

 

Le principali funzioni del programma sono:

 

· Archiviazione automatica e manuale di qualsiasi tipo di documento;

· Integrazione con il sistema gestionale aziendale (ciclo attivo e passivo);

· Catalogazione, classificazione e protocollazione automatica;

· Gestione delle pratiche, dei fascicoli, delle cartelle e dei collegamenti tra documenti;

· Velocità e semplicità nella ricerca dei documenti;

· Gestione della sicurezza e della riservatezza;

 

Il modulo base fornisce tutti gli strumenti per attivare un sistema di gestione dei documenti. Consente la creazione e la manutenzione degli archivi, l'inserimento di documenti già informatici (anche tramite Office) e l'acquisizione di documenti cartacei con Scanner e fotocamere digitali TWAIN.

 

Inserimento documenti informatici

Se il documento è già un file (word, pdf, tif), si può archiviare trascinandolo nell'archivio di destinazione (drag and drop) come in una cartella del pc. Si attiva la funzione di codifica che permette di compilare i campi definiti dal responsabile. Il file viene rinominato e memorizzato nella cartella protetta del programma.

 

 

 

Se il file viene creato da un multifunzione o da uno scanner di rete, si può impostare la funzione ArchiSave per monitorare la cartella dove viene depositato e proporre l'archiviazione automaticamente ogni volta che viene memorizzato un nuovo documento.

Può capitare di dover convertire una serie di cartelle in documenti archiviati, per fare questo esiste una funzione di "importazione massiva di files". L'utente può indicare quali campi devono essere automaticamente compilati per tutti i documenti, dove deve essere memorizzato il nome del file e può anche assegnare i nomi dei diversi livelli di cartelle a singoli campi.

 

Creazione di Archivi

Il programma permette di creare in completa autonomia la struttura degli archivi da utilizzare, di definire i singoli campi e gli indici di ordinamento, di decidere la dislocazione fisica dei files, di attivare l’uso di tabelle e la gestione di fascicoli, di associare permessi, utenti ed archivi.

 

Gestione Aree

La suddivisione degli archivi in aree di lavoro consente di amministrare agevolmente sistemi che includono numerose funzioni. L’organizzazione degli utenti permette di associare gli archivi indipendentemente dall’area di appartenenza.

 

Dizionari

L’inserimento dei dati, laddove non si dispone di spool di stampa, può essere facilitato con l’uso dei dizionari. I dizionari sono tabelle che consentono di uniformare le informazioni inserite nel database e velocizzare l’inserimento dei dati da parte dell’operatore. La creazione dei dizionari può essere effettuata con l’importazione di dati da fi le esterni. Il programma genera automaticamente un dizionario ditte utilissimo per i centri servizi.

 

Fascicoli, Cartelle e Legami

Ogni documento, indipendentemente dall’archivio in cui è fisicamente archiviato, può essere associato a cartelle configurabili dall’utente.

Le cartelle sono raggruppate in fascicoli e possono essere create automaticamente o manualmente. Il documento presente nella cartella NON È UN DUPLICATO del documento originale, ma un collegamento allo stesso, evitando così ridondanza di informazioni. Allo stesso modo possono essere creati Collegamenti tra i documenti. I Collegamenti possono essere generati manualmente o automaticamente con il modulo spool.

 

Inserimento di tutti i tipi di documenti

Definiti gli archivi da utilizzare, il programma permette di inserire in ogni record di ogni archivio un documento e le informazioni necessarie per la sua individuazione. Il documento può essere un’immagine, un testo, un semplice file, un file multimediale, un documento proveniente da spool o da procedure come Word, Excel, Acrobat.

 

Gestione Scanner

Il programma è dotato di un menù per la gestione di Scanner con interfaccia TWAIN e di funzioni per l’acquisizione di documenti multi pagina, l’inserimento e l’esclusione di singoli fogli, l’accodamento, l’acquisizione programmata del fronte e retro. Le immagini dei documenti acquisite con Scanner sono memorizzate in massima compressione, in formato Tiff o PDF.

  

Importazione/Esportazione Files e Archivi

La possibilità di importare un file già memorizzato, consente di inserire quei documenti che l’utente ha già disponibili sul proprio disco. L’esportazione di un documento inserito consente di ottenere automaticamente il nome originale del file. Appositi comandi consentono di importare o esportare interi archivi o parti di essi per consentire il trasferimento dei documenti a o da altre sedi.

 

Collegamento a Microsoft Office (Outlook, Word, Excel - archiviazione)

All’interno di Word, Excel e Outlook vengono installati dei comandi che consentono di archiviare agevolmente il file in uso. Nel caso di Outlook vengono compilati automaticamente i campi Mittente, Destinatario, Oggetto e Data.

 

Notifica

I documenti archiviati possono essere notificati ad altri utenti sia a mezzo email che a mezzo di invio di un collegamento diretto al record del documento (è richiesto l’uso del client sulla postazione ricevente).

 

Procedimenti

Permette di aggiungere note ai documenti senza modificare il file. Le note possono anche essere firmate con firma digitale.

 

Configurazione

Si possono creare, modificare, cancellare, svuotare, importare, esportare archivi, tabelle, dizionari, strutture, utenti, gruppi, permessi.

 

Ricerca Documenti

Lo scopo principale dell'archivio elettronico è di consentire la ricerca veloce dei documenti. I dati inseriti nella fase di archiviazione possono essere utilizzati per le ricerche. Ricerca globale (su tutto l'archivio), oppure semplice sui campi testo, ricerca specifica sui singoli campi, ricerche combinate su più campi, ricerca a tutto testo sui documenti informatici.

 

 

 

In pratica una serie di possibilità per ritrovare immediatamente qualsiasi documento archiviato. Anche le interrogazioni più complesse, possono essere facilmente composte con la creazione guidata che aiuta l'utente nella formulazione delle domande. Il programma, inoltre, non sostituisce le normali funzioni di ricerca date da altri programmi, ad esempio si potrà utilizzare la catalogazione di Acrobat per indicizzare tutti i file pdf. I documenti cartacei non consentono la ricerca a tutto testo poiché vengono acquisiti come immagini, ma aggiungendo programmi come IRIS PDF SERVER si possono facilmente convertire in file pdf contenenti testo ricercabile.

 

Oltre al Modulo Base sono presenti altri moduli che permettono di espanderne le funzionalità:  Modulo Spool, Modulo Print, Modulo AutoSpool, Modulo Tel, Modulo Join, Modulo Proto, Modulo Master, Modulo Storico, Modulo Firma, Modulo Scan.

 

Nel processo di archiviazione elettronica dei documenti il passaggio completo dal documento cartaceo a quello elttronico si ha con la Fatturazione Eletttronica e la Conservazione Sostitutiva.

 

La Fatturazione Elettronica consiste nella trasmissione telematica dei dati di fatturazione a clienti e fornitori, evitando del tutto la produzione cartacea.

 

La Conservazione Sostitutiva consiste nella sostituzione dei documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

 

 

 

Scarica la Brochure    Guarda il Video in combinazione con Quality Management

Per info clicca qui

 

 

ARGOMENTI CORRELATI:

 

Posta Elettronica Certificata (PEC) obbligatoria per tutte le imprese