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Progetto Gestione Nota Spese

 

 

Per Chi:

 

• Ufficio Vendite che si occupa del controllo formale del rimborso spese, con un apposito Software Gestionale, per l’associazione delle spese alle visite effettuate.
• Ufficio Amministrazione che si occupa della parte fiscale, si ritrova le fatture già in formato digitale.
• Agenti dislocati sul territorio Nazionale.
 
 
Problematiche Risolte: 
 
• Snellire, rendere più efficiente e ridurre i costi della trasmissione delle note spese da parte degli agenti.
• Evitare i tempi di trasmissione dei documenti, attraverso la posta ordinaria (buste pre-affrancate)
• Evitare il servizio di archiviazione in magazzini esterni e duplicazione dei documenti.
• Controllo immediato ed efficace della spesa dell’agente.
• Valore legale alla nota spesa (firma digitale da parte dell’agente).
 
 
La Soluzione Arxivar:
 
• Integrazione di ARXivar con il Software Gestionale preesistente per poter associare la scansione (effettuata dall’agente) dello scontrino e fattura in modo puntuale.
• Work-flow di approvazione da parte degli Area Manager.
• Possibilità di valutare e richiedere la modifica dell’associazione della spesa da parte dell’agente.
• Work-flow di assegnazione dell’attività di registrazione degli scontrini e fatture all’ufficio amministrativo ad avvenuta approvazione.
• Conservazione sostitutiva delle note spese.
• Comunicazione agli agenti della possibilità di distruggere i giustificativi di spesa, dopo aver effettuato il processo di conservazione.
 
 
Risultati e Roi
 
• Dominio sul processo di approvazione e controllo immediato dell’andamento della gestione note spese e report dei processi.
• Abbattimento dei costi di spedizione, recupero e gestione dell’archivio ed eliminazione della possibilità di perdita (circa 140k €/anno)
• Processo più snello anche in fase di registrazione da parte dell’amministrazione.
• Elevata soddisfazione, anche da parte dell’utente finale, perché è integrato nel normale processo gestionale con un notevole risparmi di tempo.
• ROI dell’investimento: inferiore ai 4 mesi.
 
 
 
Soluzione Arxivar - Caratteristiche Generali                                                        Per Informazioni clicca qui
 
 
 

 

 

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