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G-Mail Fax consente all'azienda di ridurre i costi di spedizione, di automatizzare le procedure di invio dei documenti aziendali, con un notevole risparmio in termini di tempo, e di avere a disposizione un archivio che fornisce una organizzata tracciabilità documentale.

 

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Attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva è possibile spedire massivamente documenti dal gestionale  (fatture, conferme d’ordine, ecc..) via fax, mail e posta elettronica certificata.

 

Nello specifico l'applicativo permette:

 

1. di scegliere il tipo di spedizione da effettuare: tramite fax o mail. La mail viene inviata dal sistema in modo mirato, cioè indirizzata automaticamente all'ufficio di competenza sulla base del parametro legato al documento (es. fattura all'ufficio amministrazione - ordine all'ufficio acquisti);

 

2. di configurare template di spedizione personalizzati nel testo e nell'oggetto per la spedizione dei documenti a mezzo posta elettronica e template per personalizzare i nomi dei documenti da allegare ai messaggi di posta;

 

3. di visualizzare in ogni momento il documento che è stato spedito e consultare le informazioni sulla spedizione, quali esito, utente che ha effettuato la spedizione, elenco dei destinatari ecc.., questo è possibile in quanto tutti i documenti spediti vengono archiviati digitalmente arricchiti dai loro metadati.

 

 

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