Il patrimonio informativo aziendale

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I documenti sono il punto di partenza che innescano i flussi operativi aziendali, se non gestiti l'azienda perde in efficienza appesantendo le attività quotidiane e aumentando i costi, Arxivar è la soluzione.   

 

In ogni azienda il 3% del fatturato è speso a causa di una scarsa organizzazione delle informazioni e dispersivi scambi tra gli uffici.  

 

• Il 20% del tempo degli impiegati e usato per gestire i documenti
• Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte
• Il 7% dei documenti non si trova più
• Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono
• L’80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell’azienda ne ignora l’esistenza e quindi vengono ricreati
• Per ogni fax inviato perdiamo 7 minuti i tempo            

 

 

 

I principali punti di forza sono: 

 

• Poter formalizzare (e modificare) i flussi operativi interni in modo da automatizzare l'assegnazione delle attività e dei documenti da utilizzare.
• Identificazione precisa dei ruoli, della responsabilità e delle regole di un processo e di tutti gli step che lo compongono
• Percorsi e operazioni vincolate e controllate dal calendario organizzativo
• Notifica e controllo degli step e delle operazioni effettuate
• Inoltre ARXivar può essere integrato molto semplicemente in portali aziendali già realizzati e sostituire egregiamente complessi sistemi di Content Management.  

  

 Utilizzando Arxivar le aree di miglioramento nell'azienda sono:  

 

• Produttività
  • Maggiore velocità esecutiva 
  • Incremento delle performance
• Qualità 
  • Rispetto delle procedure 
  • Riduzione degli errori 
• Conformità alle normative 
  • Migliore controllo 
  • Risparmio 
  • Eliminazione delle duplicazioni nelle attività 
  • Razionalizzazione operativa 
  • Razionalizzazione organizzativa    

 

Utilizzando Arxivar gestendo i documenti si possono rendere efficienti anche i processi aziendali: dal momento che le attività aziendali quotidiane dipendono da informazioni contenute in documenti, non si perde tempo per cercare i documenti e ciò significa dedicarsi alle attività a Valore Aggiunto. Nell’azienda proattiva il tempo speso per cercare documenti è vicino allo zero, in quanto il documento da lavorare viene trascinato dal processo sulla scrivania elettronica (desktop) dell’utente. Inoltre il processo dice esattamente ai dipendenti cosa devono fare, in quanto tempo, con quali informazioni e documenti I timer avvertono gli utenti e/o i responsabili quando i processi sono in ritardo ottenendo un risparmio sui costi per la gestione dei processi attraverso un buon workflow manegement: circa il 18% del tempo delle persone coinvolte.

 

 

Esempi di applicazione:

 

 - Caso concreto1: gestione emissione e conferme d'ordine in ufficio acquisti di un'azienda di produzione

 

 - Caso concreto2: gestione non conformità e delle azioni correttive e preventive un ufficio qualità di un'azienda di produzione

 

- Caso concreto3: gestione documenti in Studi Consulenza del lavoro e Commercialisti

 

- Caso concreto4: sistema per la gestione documentale in un'azienda medicale

 

 

Approfondimenti:

 

- Obiettivi raggiungibili con il progetto Arxivar

- Il Sistema di gestione documentale

- Il Sistema di gestione dei Processi aziendali

- Descrizione sintetica dei moduli di Arxivar

 

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