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OBIETTIVI RAGGIUNGIBILI CON IL PROGETTO ARXIVAR

 

L’implementazione di un progetto di Business Process Management, altresì definito di Global Information Management consente il raggiungimento di diversi traguardi :

 

La razionalizzazione dei documenti

Il primo passo nell’implementazione di una soluzione di G.I.M. (Global Information Management) consiste nella trasformazione dei documenti che contengono le diverse informazioni in oggetti informatici, così da renderli gestibili e distribuibili con la massima semplicità ed efficacia.

I documenti che si trovano già in formato elettronico (fatture emesse dal sistema ERP, offerte compilate in Word, report in Excel,altri documenti prodotti dagli applicativi installati ecc.) non necessitano di alcun tipo di lavorazione; i documenti messi a disposizione in formato cartaceo verranno digitalizzati tramite l’utilizzo di normali scanner.

 

Il passo successivo consiste nella gestione del documento stesso

In questa fase viene definito il profilo del documento (tipologia, fascicolo di appartenenza, protocollo, ecc.), la sua lavorabilità (modifiche, revisioni, consultazioni, ecc.), il livello di sicurezza associato ad ogni documento (abilitazioni all’accesso).

La corretta profilatura del documento è prerequisito fondamentale per una ricerca efficace e rapida.

 

La gestione dei flussi di lavoro

Una componente importantissima del Global Information Management consiste nella possibilità di associare ai nostri documenti un flusso operativo che rende digitale  il flusso dei processi aziendali.

In tal modo, ad esempio, l’offerta a cliente redatta dalla segreteria commerciale viene sottoposta all’Area Manager che la legge e l’approva (oppure la modifica, oppure ancora la respinge), per poi tornare alla segreteria commerciale che la perfeziona e approdare infine al desktop dell’account manager che la consegnerà al cliente.

Elemento fondamentale di questa gestione è la firma digitale associata ad ogni attore del processo.

 

L’integrazione con i Sistemi E.R.P.

L’integrazione con sistemi E.R.P. rappresenta un importante traguardo per la semplificazione del lavoro, e deve sicuramente essere presa in considerazione là dove si voglia automatizzare totalmente la gestione dei flussi di lavoro.

 

La riduzione dei tempi di ricerca

La semplicità di utilizzo dell’interfaccia, la velocità nell’acquisizione del documento, l’ampia capacità di profilazione del documento e l’articolazione della struttura dell’archivio fanno sì che l’utilizzo di ARXivar possa ridurre fino al 50% i tempi di gestione dell’informazione.

 

Una implementazione non invasiva

L’introduzione di ARXivar non comporta modifiche alla struttura aziendale, dal momento che ne segue flussi e processi.

Al contrario l’implementazione di tale soluzione può costituire l’occasione per riesaminare e razionalizzare alcuni processi ridondanti, individuando così già in prima battuta le inefficienze dovute al consolidarsi nel tempo di prassi non consone con le regole di business dell’azienda.

 

Un supporto nell’attività degli utenti

L’utilizzo del modulo di workflow permette di ordinare il flusso di informazioni, stabilendo le modalità e le tempistiche con cui ogni attore del processo deve intervenire.

Visto dal lato del processo, questo strumento garantisce la completezza dell’esecuzione e il conseguente controllo che tutti gli anelli della catena abbiano svolto la loro funzione.

Visto dal lato dell’utente, questo si traduce nel poter disporre di una sorta di “segretario personale” che rammenta impegni, scadenze e priorità rispetto al flusso lavorativo cui si prende parte.

 

La riduzione dei costi derivanti dalla fatturazione cartacea

La massiccia diffusione della fattura elettronica permetterà alle aziende di risparmiare i costi diretti derivanti dall’acquisto di carta, buste, bolli, toner, stampanti, non ché i costi indiretti derivanti dal tempo/uomo dedicato all’archiviazione, alla ricerca del documento, al trattamento della posta, alla risoluzione di ritardi e disguidi, ad eventuali data entry manuali.

Inoltre vengono assicurati notevoli vantaggi finanziari (riduzione dei mancati pagamenti, miglioramento della gestione della tesoreria), vantaggi logistici (eliminazione degli spazi destinati all’archivio), vantaggi logistici (reperimento dei documenti in aziende multisede), vantaggi amministrativi (maggiore velocità di controllo da parte dei sindaci, maggiore integrazione tra fatturazione e). incasso-pagamento.

 

Un supporto nella gestione della qualità

La certificazione di qualità, qualunque essa sia, comporta per la struttura che l'ha implementata, un dispendio di energie enorme solo per l'organizzazione della documentazione.

La gestione dei processi, non può prescindere dalla gestione, distribuzione e controllo della documentazione e delle informazioni. L'adozione di ARXivar permette gestire i modelli, le revisioni, la distribuzione controllata e la sicurezza delle informazioni legate alla qualità con un conseguente risparmio di tempo e risorse.

 

La possibilità di creazione di gruppi di lavoro

E’ possibile implementare la gestione documentale su singole aree aziendali, soprattutto là dove si vogliano creare delle zone protette all’interno delle quali devono circolare in totale sicurezza informazioni estremamente riservate.

Si pensi ad esempio ai progetti e i manuali all'interno dell’ufficio tecnico di una società di produzione, dove assume importanza strategica anche la conoscenza delle revisioni del singolo documento.

 

La gestione di un archivio “CORPORATE”

L'introduzione di ARXivar in un'azienda permette di definire un unico punto di raccolta di tutte le informazioni come documenti, fax, e-mail, disegni, immagini, filmati . Le possibili gestioni di questo archivio sono infinite. A titolo d’esempio si immagini la gestione della formazione interna dei dipendenti, oppure il controllo e l'archiviazione in automatico dei fax e delle e-mail dei clienti e fornitori.

Ovviamente questo valore assume ancora più rilievo nel caso di società multisede, in cui i costi indotti dalla localizzazione frammentaria delle informazioni può essere risolta accentrando tutti i documenti in un punto di raccolta che verrà raggiunto dalle sedi periferiche via web.

 

Un Sistema di Tutela

Per le responsabilità  civili e penali previste dalla legge sulla Privacy

 

 

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