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Il Sistema di Gestione Documentale

 

Il sistema di gestione documentale mira ad ottimizzare il flusso dei documenti aziendali in formato digitale con una conseguente integrazione e condivisione delle informazioni altrimenti destinate ad essere “dimenticate” in qualche remota cartella condivisa di Windows se non addirittura nell’archivio del singolo operatore.

 

Il primo passo per attuare tale sistema di gestione è digitalizzare i documenti.  Tale attività è necessaria solo per i documenti passivi. E’ sufficiente dotare l’ufficio addetto alla ricezione e allo smistamento della posta di uno scanner ed abituarsi a digitalizzare tutti i documenti con un contenuto rilevante per l’attività dell’impresa.

 

Per quanto riguarda invece i documenti attivi aziendali o i documenti passivi ricevuti in formato digitale tale attività non si rende necessaria ed è quindi subito possibile inserire il documento nel sistema informativo aziendale.

 

Il programma di gestione documentale  ha una funzione di collante tra i programmi aziendali (gestionali, CRM, Word, Excel, Outlook, Notes e così via), in quanto è in grado di interfacciarsi con essi e di far fluire i documenti gestiti in modo separato da ciascuno di tali programmi in un unico sistema documentale condiviso.

 

Ogni documento digitalizzato, attivo o passivo, viene infatti accompagnato da una sorta di carta di identità elettronica in cui confluiscono i dati identificativi dello stesso, definiti in base alle esigenze dell’azienda stessa. Vengono infatti definiti molteplici aspetti del documento, quali il profilo del documento (tipologia, fascicolo di appartenenza, protocollo, ecc.), la sua lavorabilità (modifiche, revisioni, consultazioni, ecc.), il livello di sicurezza associato ad ogni documento (abilitazioni all’accesso).

 

La corretta profilatura del documento è prerequisito fondamentale per una ricerca efficace e rapida.

 

L'introduzione di tale sistema documentale permette quindi di definire un unico punto di raccolta di tutte le informazioni, come documenti, fax, e-mail, disegni, immagini, filmati, e di gestire in modo razionale la condivisione delle stesse.  Estrema utilità riveste anche la possibilità di accedere via web, con sistemi di protezione, ai documenti aziendali.  Tale sistema infatti agevola l’attività del personale aziendale che opera principalmente fuori sede, delle sedi distaccate, degli agenti, dei partner, dei fornitori, dei commercialisti ecc.

 

Anche i gruppi aziendali possono trarre vantaggio da tale organizzazione in quanto possono avere un unico sistema di gestione multiazienda.

La gestione documentale favorisce inoltre il rispetto delle misure minime di sicurezza dettate dalla normativa Privacy e dai Provvedimenti del Garante.

 

Il sistema gestisce anche i contenuti dei documenti elettronici e/o cartacei archiviati e le ricerche degli stessi può avvenire molto efficacemente incrociando tecniche di ricerca per profilo e contenuto.

 

Inoltre i documenti possono essere archiviati in maniera manuale, semiautomatica o anche automatica (definendo a priori regole intelligenti di archiviazione massiva da gestionale, spool , file system, e-mail, fax server,…) in cartelle , pratiche, fascicoli, commesse  ed essere associati e correlati tra loro attraverso regole di relazione ( per esempio relaziono in automatico tutti i documenti appartenenti ad un certo flusso di lavoro o workflow…. Relaziono tra loro le fatture, le bolle, le offerte e le richieste di offerta che le hanno generate …).

I vari documenti relazionati tra loro possono essere navigati elettronicamente con estrema semplicità attraverso strumenti di navigazione semplicissimi ad albero o con tecniche simili alle navigazioni web.

 

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