DESCRIZIONE SINTETICA MODULI ARXIVAR

 

MODULI ARXIVAR CLIENT

  

La licenza del modulo standard consente l’utilizzo di ARXivar standard versione client/server oppure di ARXivar Webaccess in forma concorrente (in presenza del relativo modulo server)

 

1. Acquisizione dei documenti

L’ acquisizione può avvenire tramite:

· importa da file

· importa da cartelle di archiviazione automatica

· importa da fax server (Facsys, Zeta fax, Windows 2003 server)

· importa da Outlook

· importa da scanner (ADF/FLABET)

· importa da fotocamera digitale

· importa da spool di stampa (PDF)

· importa da Exchange/ Domino

Con il modulo di acquisizione fax di collegamento al Fax Server, ARXivar acquisisce i documenti direttamente dal programma Fax in tempo reale. Con il modulo MAIL per il collegamento ad Outlook, ARXivar acquisisce i documenti mail direttamente da Exchange in tempo reale senza alcuna operatività da parte dell’utente. ARXivar si interfaccia a qualsiasi scanner Twain. E’ possibile acquisire il singolo documento oppure diversi contemporaneamente che abbiano le stesse caratteristiche per accelerare la procedura di profilazione.

Il modulo mail agisce indifferentemente nello stesso modo con Outloock e con Notes.

 

2. Operazioni su documenti

I documenti vengono visualizzati in forma tabellare. E’ possibile accedere alla funzioni operative sui documenti dalla barra degli strumenti oppure dal menù a cascata premendo il tasto destro del mouse. Le funzioni principali sono:

· Immissione del documento nei fascicoli

· Esportare i documenti in formato PDF / originale

· Stampare la lista dei documenti

· Visualizzare i movimenti interni dei documenti

· Inviare i documenti ad altri utenti con posta interna

· Inserire nuove revisioni dei documenti

· Inserire e visualizzare note

· Mostrare e modificare il profilo dei documenti

· Avviare dei processi di workflow

· Vedere i processi subiti da un documento

· Aprire in visualizzazione il documento

· Impostare i permessi sui documenti

· Visionare i Log dei documenti

· Creare dei legami tra documenti

· Inserire e gestire allegati al documento

· Inviare per E-mail il documento in formato originale oppure in PDF/ZIP

· Promemoria

· Liste di distribuzione

Il ARXivar genera un file di LOG per ogni documento nel quale registra, in forma scrupolosa, qualsiasi evento o operazione eseguita dagli utenti. Inoltre, per ogni documento, è consultabile la lista dei movimenti avvenuti.

 

3. Riservatezza ed accessi

La riservatezza è una parte estremamente importante del programma in quanto permette o meno la visualizzazione dei documenti agli utenti. La riservatezza è impostata sulla tipologia dei documenti (Bolle, fatture, Richieste d’offerta, Amministrazione, Atti, Avvisi etc.) ad ogni utente vengono assegnate le tipologie di documenti alle quali può avere accesso. L’accesso ad un documento può essere in sola lettura oppure in scrittura. In ARXivar è possibile definire fino a tre livelli di tipologie documenti in forma scalare e strutturata. Inoltre per ogni singolo documento è possibile definire un ulteriore livello di riservatezza, attraverso il quale si stabilisce in forma peculiare chi può avere accesso al documento. Per ogni utente è possibile definire la riservatezza per ogni livello in forma dettagliata e scrupolosa e che tipo di accesso può avere al documento. Tale metodo consente di garantire la massima riservatezza sui documenti. Un ulteriore livello di sicurezza è legata allo stato di validità del documento al quale è possibile indicare quali utenti/gruppi possono avere accesso ai documenti con un determinato stato.

 

4. Gestione utenti e gruppi

ARXivar riconosce gli utenti di rete definiti sulle Active directory di Win 2000 server ed assegna a questi utenti determinate impostazioni di default che verranno decise dall’ amministratore. Inoltre ARXivar consente la definizione di gruppi di utenti, che generalmente appartengono allo stesso reparto, oppure allo stesso ufficio o che hanno stesse mansioni. Ad ogni utente o gruppo vengono associati dei criteri di riservatezza e di accesso ai documenti.

 

5. Ricerca documenti

ARXivar fornisce un completo ed efficace sistema di ricerca. Tramite la tecnologia Relazionale l'utente autorizzato potrà selezionare un set di documenti fornendo o scegliendo tra più filtri. E’ dunque possibile eseguire le ricerche su tutti i campi del profilo documento, che siano campi di default, generali o specifici per tipo documento. E’ inoltre possibile eseguire le ricerche sulle note allegate ai documenti o sui dati anagrafici del mittente e destinatario. E’ possibile salvare le ricerche che vengono eseguire con frequenza per essere poi richiamate all’occorrenza.

 

6. Definizione dei campi del profilo documento

In ARXivar è possibile strutturare la definizione dei campi che compongono il profilo del documento. Il profilo del documento sono l’insieme delle informazioni che caratterizzano il documento. Sono per esempio il mittente, destinatario, l’oggetto, la data etc. Oltre ad una serie di campi standard è possibile aggiungere al profilo dei campi definiti dall’utente. Questi campi aggiuntivi possono essere di tipo generico, cioè applicati su tutte le tipologie di documenti, oppure di tipo specifico e cioè applicati solo a determinate tipologie documenti.

Tutti i campi aggiuntivi definiti dall’utente sono oggetto di ricerca e quant’altro sia possibile come i campi standard.

 

7. Casella di posta elettronica e distribuzione documenti

Il sistema ARXivar si prefigge di gestire la distribuzione dei documenti a partire dal loro ricevimento, in modo da determinare la tipologia e smistarli agli uffici interessati. ARXivar consente la movimentazione dei documenti tra gli utenti. La casella di posta è il punto nevralgico della movimentazione attraverso la quale si ricevono ed inviano messaggi con allegati i documenti. E’ inoltre possibile consultare in qualsiasi momento la movimentazione di un documento per verificare quali utenti ne hanno preso visione. La funzione della casella di posta è la gestione della circolazione dei documenti all’interno della struttura aziendale. La movimentazione del documento non determina una duplicazione del documento. Si può utilizzare la casella di posta di ARXivar come client di posta elettronica in sostituzione o affiancare del tradizionale client di posta elettronica (Outlook e Notes). Così facendo sarà possibile gestire le mail interne ed esterne all’interno di un unico prodotto e di archiviarle con estrema semplicità. Il client di posta elettronica interno di ARXivar prevede tutte le principali funzionalità di outlook express e si può collegare a casella POP3 esterne, Exchange, Lotus Notes.

 

8. Revisioni documenti

Un documento archiviato in ARXivar non è più modificabile, in quanto ARXivar garantisce l’integrità dei documenti. E’ comunque possibile registrare nuove revisioni del documento alle quali ARXivar assegna un numero progressivo univoco. L’ultima revisione diventa il documento principale mentre le revisioni precedenti risiedono in un archivio storico sempre consultabile. In base ai permessi assegnati all’utente/gruppo ARXivar consente in modo interattivo di modificare il documento e salvarlo come revisione nuova come se l’operatore stesse lavorando con il documento sul file system. Attraverso questa tecnica ARXivar è in grado di sostituire il file system del PC, tutti i documenti o files vengono aperti da ARXivar che ne gestisce le security, le revisioni, gli accessi etc.

 

9. Tipologia dei documenti

I tipi documento di ARXivar sono strutturati su tre livelli opzionali, quindi in base alla propria organizzazione è possibile scegliere il dettaglio più indicato. Sicuramente una tipologia strutturata consente di ottenere molteplici benefici, nelle ricerche, nella definizione dei flussi di workflow, nella assegnazione di campi aggiuntivi specifici per il tipo documento, nella gestione delle riservatezze. Non esiste nessun limite al numero delle tipologie da creare. Ad ogni tipologia è associato uno stato che ne identifica la validità.

 

10. Rubrica

ARXivar possiede una propria rubrica interna nella quale vengono registrati tutti i mittenti e destinatari dei documenti. In base a questa rubrica ARXivar verifica e controlla l’esistenza del nominativo in rubrica. Lo scopo della rubrica è di velocizzare la fase di inserimento dati e di evitare duplicazioni dello stesso nominativo. Possono essere create diverse Rubriche ed assegnare dei criteri di riservatezza sulle rubriche stesse. La rubrica può essere aggiornata manualmente solo dagli utenti incaricati o che comunque posseggono le autorizzazioni necessarie oppure attraverso sistemi automatici, con collegamenti a DB esterni quali DB2, AS/400, Oracle, Exchange…. Le informazioni inserite nella rubrica serviranno anche per inviare mail o fax in forma automatica.

 

11. Standardizzazione moduli

Qualsiasi organizzazione utilizza al proprio interno dei moduli prefincati, che siano ’ordini’, ’commissioni’, ’comunicazioni interne’, ‘modulo fax’, etc. Con ARXivar si possono gestire, creare, organizzare ed utilizzare in modo integrato, tutti i moduli della organizzazione. Dopo aver creato il modulo in MS-Word o MS-Excel questo viene importato in ARXivar e resodisponibile in forma pubblica o privata agli utenti, che, direttamente da ARXivar, potrannocompilare il modulo e contemporaneamente archiviare il documento generato, rendendolo disponibile per altri processi quale il workflow o la movimentazione. Si ottiene una gestione più precisa e corretta di tutti i moduli, facilità d’uso, integrazione con il sistema documentale, controllo ed efficienza. Ottimo per applicazioni ISO 9000.

 

12. Fascicolazione

I documenti possono essere catalogati in fascicoli o cartelle. Ogni fascicolo può avere diversi sotto fascicoli i quali a loro volta possono avere altri sotto fascicoli e così via all’infinito. I fascicoli si suddividono in Pubblici e privati. I fascicoli pubblici possono essere visti e consultati da chiunque abbia le autorizzazioni necessarie, mentre i fascicoli privati sono di dominio personale dell’utente. Ogni fascicolo è soggetto a criteri di riservatezza per utente o gruppi di utenti. In ogni fascicolo è possibile inserire un numero infinito di documenti. L’inserimento dei documenti nei fascicoli può essere fatto manualmente oppure associando un criterio attraverso il quale il ARXivar provvede ad archiviare in forma automatica i documenti nei fascicoli.

 

13. PDF / Spool di stampa

Tramite ARXivar è possibile convertire in formato PDF qualunque documento archiviato. Inoltre durante il processo di conversione è possibile inserire nel documento una marcatura personalizzabile riportante le informazioni desiderate (protocollo, Numero…) in una posizione desiderata del documento.

 

14. Gestione delle Pratiche

Le pratiche di ARXivar sono uno strumento utile per organizzare e raggruppare documenti logicamente connessi tra loro (per esempio documenti che appartengono alla stessa commessa cliente), riproponendo in forma elettronica il classico utilizzo di pratiche cartacee.

Per ogni pratica è possibile definire una descrizione, un numeratore (manuale o automatico), uno stato con relativa data di apertura e chiusura e un numero potenzialmente infinito di campi aggiuntivi che diventano automaticamente chiavi di ricerca.

L’utilizzo delle pratiche permette di ritrovare con un semplice click i documenti appartenenti a una commessa, ricercare le pratiche con una maschera personalizzata e inserire automaticamente in un fascicolo i documenti contenuti in una pratica.

La struttura delle pratiche è particolarmente flessibile, al punto di permettere l’immissione di un documento in più pratiche senza duplicarlo, garantendone così l’univocità.

 

15. Ricerche Full- Text e ricerche miste Full-Text e profilo

Questa funzionalità permette di sfruttare i cataloghi di ricerca testo messi a disposizione da SQL Server e da Oracle. Una volta attivati i cataloghi sarà possibile ricercare nei contenuti dei documenti attraverso le classifiche metodologie dei motori di ricerca presenti in internet cioè sfruttando gli operatori OR ed AND, le parole chiave NEAR e le virgolette per indicare le frasi.

Tutte queste opzioni permettono di cercare documenti contenenti frasi, parole vicine ad altre parole o parole presenti nel documento insieme ad altre; il tutto in abbinamento alle classiche ricerche di ARXivar, questo significa che oltre ad indicare per esempio che voglio cercare i documenti della classe FATTURE con stato VALIDO posso aggiungere anche la specifica Full Text che voglio, per esempio solo le fatture che presentano il codice articolo “GXXM9833”.

Attraverso la possibilità di utilizzare ricerche miste Full-Text in contemporanea con la classica ricerca per parole chiave sul profilo del documento diventa praticamente impossibile non trovare velocemente il documento cercato.

 

 

LICENZE AGGIUNTIVE ALLA LICENZA BASE

 

MODULO WORKFLOW DOCUMENTALE

 

ARXivar migliora la produttività della azienda, offrendo la possibilità definire il flusso delle informazioni, consentendo il controllo dei processi di modifica all' interno dell'organizzazione.

ARXivar permette di instradare automaticamente le informazioni all'interno dell'organizzazione secondo le proprie regole. Questo riduce il rischio di smarrimento delle informazioni stesse, diminuisce la burocratizzazione e migliora l'efficienza organizzativa, con conseguente riduzione dei costi ed incremento della produttività. ARXivar informa automaticamente gli utenti dell'approssimarsi delle scadenze, utilizzando una casella inbox in cui pervengono tutti i processi da eseguire. Il Wizard di ARXivar consente di definire i vari passaggi dell'attività, indicando gli attributi le proprietà e le operazioni da eseguire. Il piano viene visualizzato come diagramma di flusso e viene evidenziata la posizione attuale dell'attività. Sono inoltre disponibili speciali report per consentire ai supervisori di seguire in maniera efficiente il progresso di un processo. In base alle funzioni di controllo è possibile per ogni processo intervenire per sopperire a problemi di colli di bottiglia o qualsiasi altra difficoltà intervenuta e modificare all’istante il processo. Tali funzioni di controllo e di modifica sono consentite solo agli utenti abilitati. Inoltre attraverso dei semafori è possibile stabilire dei punti di controlli di avanzamento del processo che avvertono i supervisori in caso di ritardi. Può lavorare utilizzando uno o più organigrammi (aziendali e di processo); Può utilizzare il calendario aziendale; È disponibile anche in versione web.

 

PLUG IN OUTLOOK ( Versioni 2003-XP- 2007)

Questa funzionalità crea in automatico il pulsante “ archivia “ sulla tool bar di outlook e da all’utente finale la possibilità di decide quali mail archiviare di volta in volta la profilazione della mail avviene in modo automatico poiché vengono compilati i campi da, a , data, oggetto. Questo modulo consente altresì di impostare una serie di parametri per l’archiviazione automatica di mail in ingresso e in uscita in base al mittente/destinatario, oggetto della mail etc.

 

FIRMA DIGITALE

La firma elettronica costituisce la tecnologia abilitante per la validità giuridica di un documento elettronico. Il modulo provvede a tutte le operazioni di firma, di verifica e di crittografia richieste dal sistema. Marcatura temporale: è un particolare tipo di firma che certifica la data e l’ora in cui è avvenuta la firma. Procedura di verifica delle firme. Consente di essere certo della identità dei tuoi corrispondenti, apporre firme multiple sul medesimo documento e controllare l’iter dei procedimenti.

Caratteristiche tecniche:

· Algoritmi supportati: RSA, DES, MD5, SHA-1, RIPEMD-160

· Conformità agli standard internazionali: PKCS, OKIX, X.509v3, X.509v4

· Conformità alle normative: è conforme ai requisiti di legge sulla firma digitale DPR

445/00, DPCM 8 febbraio 99 ed alla direttiva europea 1999/93/CE

· Dispositivi di firma: Smart card, Token USB, dispositivi con API PKCS#11

 

 

PROTOCOLLO PA

Arxivar PA rappresenta un sistema integrato per la gestione dei processi documentali della Pubblica Amministrazione, in base a quanto disposto dalla normativa vigente e secondo le indicazioni dell’AIPA, tenendo conto dei principi di trasparenza, efficacia ed efficienza dei procedimenti amministrativi.

Arxivar PA è orientato alla gestione non solo del documento ma dell’intera documentazione che crea il fascicolo, inclusi documenti non di protocollo che servono comunque per la lavorazione della pratica.

 

AS400 5250 VIDEOCAPTURE (è un modulo OEM)

Lavora sulle mappe video 5250 e 5250 emulazione (è indipendente dal tipo di emulatore) e permette di intercettare le informazioni contenute nei singoli campi video e a mezzo di queste richiamare le funzioni di ArXivar come scannerizzazione, apertura di un documento, archiviazione di un documento, stampa di un bar code, profilazione di un documento, etc..Ha come prerequisito il modulo SDK.

 

PK CAPTURE FOR WINDOWS (è un modulo OEM)

Lavora sulla mappa video del Pc client, cattura le informazioni presenti sul video e le utilizza come chiavi di ricerca.

Con PK Capture è possibile definire un modello di cattura dati per ogni tipo di finestra/applicazione.

L’utente deve semplicemente schiacciare il pulsante corrispondente all’applicazione che sta utilizzando ed in automatico PK Capture provvede ad estrarre dalla videata gli elementi predefiniti per ricercare il documento o il fascicolo in ARXivar e visualizzarlo.

 

MODULI ARXIVAR SERVER A FASCIA

 

MODULO OCR (è un modulo OEM)

 

Con ARXivar OCR è finalmente possibile acquisire ed editare il testo dei documenti archiviati tramite scanner, il testo acquisito viene associato al documento ed in ogni momento è possibile modificarlo ed utilizzarlo per affinare la ricerca dei documenti all'interno del repository utilizzando la funzione di ricerca Full Text.

L'algoritmo OCR effettua operazioni di pulitura del testo e di concatenazione delle parole per migliorare l'acquisizione inoltre permette di interpretare i testi in tutte le lingue europee.

 

INTEGRAZIONE EXCHANGE / DOMINO

 

Il modulo di integrazione con Exchange dalla versione 2003 in poi, consente di esportare in formato eml tutte le mail in ingresso ed in uscita per determinati utenti di exchange.

Tali files eml verranno depositate in un direttorio in attesa che il servizio Mailer di ARXivar le analizzi per determinare se posseggono i requisiti minimi di archiviazione in base alle regole di esclusione. Le mail da archiviare verranno archiviate in ARXivar mentre quelle da escludere verranno eliminate dal direttorio.

 

SERVIZIO FAX SERVER

 

Modulo di integrazione con i più diffusi fax server, I fax server supportati sono : Windows 2003 Server, Facsys, Zetafax, Rightfax, Hylafax, Faxmaker Può essere utilizzato anche il modulo ARXivar FAX nativo che, ovviamente, è già automaticamente integrato in ARXivar.

Per i fax inviati allega al documento il relativo rapportino di spedizione.

Per la sua filosofia di entrare in punta di piedi in qualsiasi organizzazione, promette di valorizzare e consolidare quanto di buono l’azienda e il suo staff ha prodotto in termini di sistema informatico/informativo. In questo spirito Able Tech permette a chi ha un suo Fax Server di continuare ad utilizzarlo, anzi di integrarlo nel Document & Process Management ARXivar. Per le aziende che non dispongono di un Fax Server, ARXivar mette a disposizione allo stesso prezzo un suo Fax Server nativamente integrato ed estremamente performante.

 

WEB APPICATION SERVER

ARXivar Web Access è il modulo di ARXivar per la consultazione o l’immissione dei documenti dal Web. E’ ormai una esigenza sempre più impellente quella di poter consultare documenti anche fuori dalla sede ordinaria. Con ARXivar Web access questo è possibile. Con ARXivar Web Access è possibile eseguire le ricerca e visualizzazione dei documenti, immettere e visualizzare le note, poter cambiare il profilo di un documento, inserire un nuovo documento (upload), visualizzare ed inserire nuove revisioni, consultare la propria casella di posta, inviare messaggi ad altre caselle di utenti ARXivar, gestire i propri tasks (attività), fare manutenzione alla rubrica, gestire le impostazioni di sicurezza.

La componente scanner web consente di usare la scansione in remoto nello stesso modo e con performance analoghe alla scansione in locale.

 

MODULO AS400 CATTURA SPOOL DI STAMPA(è un modulo OEM)

 

Può essere installato su elaboratori IBM iSeries AS/400 con sistema operativo V4R2M0 e superiore.

Questo modulo consente di ricostruire dinamicamente lo spool di stampa, redistribuendo le informazioni di dettaglio (cioé le informazioni che appaiono tra la testata e il piede del documento, come ad esempio, le righe articolo di una fattura, i movimenti di un estratto conto e simili) secondo logiche diverse da quelle della stampa originale.

Consente di :

• segmentare in base a delle chiavi di rottura i documenti contenuti in un'unico spool di stampa

• aumentare o diminuire il numero delle righe di dettaglio da stampare su ciascuna pagina, e per conseguenza ridurre o incrementare il totale delle pagine stampate

• differenziare il numero di righe di dettaglio a seconda della tipologia di pagina (sulla prima pagina, sull'ultima e su quelle intermedie) per ottimizzare l'output finale.

Questa caratteristica permette ad esempio di scrivere le righe di dettaglio anche nel piede delle diverse pagine, tranne che sull'ultima facciata dove verranno invece stampati i totali riepilogativi del documento.

• eliminare righe superflue dalla stampa

• inserire nuove righe all'interno di quelle originali

• eliminare intere pagine

• suddividere le righe di dettaglio in sezioni logiche, per consentirne il trattamento in forma tabellare (con gestione delle intestazioni della tabella) e facilitare l'applicazione delle operazioni di rimappatura

 

MODULO AS400 CATTURA SPOOL DI STAMPA + GENERAZIONE PDF/A (è un modulo OEM)

 

Può essere installato su elaboratori IBM iSeries AS/400 con sistema operativo V4R2M0 e superiore.

Tale modulo aggiunge alle funzionalità precedenti la generazione di stampe grafiche di qualità cattura lo spool di stampa e può convertire in modo totalmente automatico le vostre stampe AS/400 in documenti elettronici nei formati:

• PDF - Portable Document Format (monocromatico e a colori)

· PDF/A

• TIFF - Tagged Image File Format

• TXT - file di testo ASCII

• RTF* - Rich Text Format (solo testo) e DOC* - MS Word (solo testo)

 

MODULO AS400 CATTURA SPOOL DI STAMPA + GENERAZIONE PDF/A + STAMPA (è un modulo OEM)

 

Può essere installato su elaboratori IBM iSeries AS/400 con sistema operativo V4R2M0 e superiore.

Tale modulo aggiunge alle funzionalità precedenti la possibilità di trasformare dinamicamente gli spool prodotti dai sistemi IBM iSeries AS/400 in documenti grafici interpretabili da qualsiasi stampante laser che supporti il linguaggio PCL5/PCL5e (per stampe monocromatiche) e PCL5c (per stampe a colori).

Tale modulo consente di :

• arricchire i documenti iSeries AS/400 con loghi, fincati e immagini (Overlay)

• modificare il carattere dell'intera stampa o di parti di essa

• stampare codici a barre

• reimpaginare il testo

• riformattare il testo

• controllare ogni aspetto dell'output cartaceo (impostazione del numero di copie, gestione del fronte/retro, reindirizzamento di ciascuna copia su specifiche code di stampa, selezione dei cassetti di entrata e uscita della carta, pinzatura, bucatura etc.

 

MODULI ARXIVAR SERVER UNICI

 

MODULO SDK +WEB SERVICES

 

Il modulo SDK-WEB SERVICES consente ad applicazioni diverse di usufruire di una serie di funzionalità richiamando funzioni native di ARXivar. Il modulo mette a disposizione una serie classi e funzioni utili alla creazione di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con ARXivar.

Il modulo SDK-WEB viene installato nel sistema operativo durante l'installazione di ARXivar e può essere utilizzato da tutti i linguaggi di programmazione che supportano gli oggetti COM (COM-OLE-ActiveX). Le operazioni che è possibile eseguire sono :

· Configurazione Classi Documentali

· Importazione Documenti

· Importazione con Barcode

· Importazione da Scanner

· Modifica Documenti Attivi

· Visualizzazione Documenti

· Apertura Fascicoli in ARXivar

· Esportazione di un documento

· Ricerca

Le operazioni elencate all'interno dell'SDK sono suddivise in classi distinte le quali espongono le funzioni vere e proprie; ogni funzione ha una stringa di ritorno per la gestione degli errori.

NOTA: per la fruizione dei web services e quindi la creazione e personalizzazione di procedure da e per il mondo web è necessario aver installato il MODULO WEB APPLICATION SERVER BARCODE RECOGNITION Con il modulo di acquisizione di massa con Barcode ARXivar traduce una funzionalità d'avanguardia; con questo modulo è possibile profilare i documenti da archiviare generando un etichetta adesiva fornita di tutti i parametri richiesti dall'AIPA ed un codice a barre identificativo del documento, così facendo si può subito acquisire logicamente il documento e solo in un secondo momento acquisirlo fisicamente. Come funziona ? Al momento della profilazione (archiviazione) viene generata l'etichetta che verrà apposta sul documento cartaceo al fine di identificarlo univocamente, successivamente è possibile prendere un gruppo di documenti etichettati inserirli nello scanner e lanciare l'acquisizione, il modulo si prenderà carico di archiviare fisicamente i documenti assegnandoli ai profili precedentemente creati.

 

COMPONENTE PER ACQUISIZIONE SCANNER DA INTERFACCIA WEB

 

Tale modulo consente di scannerizzare documenti da sedi periferiche e di inviarli ad Arxivar attraverso ftp NOTA: per la fruizione dei web services e quindi la creazione e personalizzazione di procedure da e per il mondo web è necessario aver installato il MODULO WEB APPLICATION SERVER

 

CONERVAZIONE SOSTITUTIVA

 

L'Archiviazione Ottica, in un’accezione generale, è una procedura per cui documenti cartacei vengono come fotografati usando apposite apparecchiature, scanner, e memorizzati su dischi ottici, cd-rom, in modo da poter essere facilmente reperiti e visualizzati utilizzando un qualsiasi personal computer.

Tuttavia tale definizione ha subito un’evoluzione soprattutto negli ultimi anni, in cui l’innovazione tecnologica è divenuta uno dei fattori trainanti dell’economia ed ha assunto un ruolo decisivo nella riduzione dei costi delle imprese. Parlando di costi, non si intendono solo gli oneri sostenuti per la produzione di beni o l’erogazione servizi in senso stretto, ma anche di costi generati dalle incombenze legate agli obblighi di certificazione e di versamento delle imposte ed alla gestione degli archivi di documenti presenti in azienda.

Allo stato attuale, la Legge propone l’Archiviazione Ottica Sostitutiva come possibile alternativa agli archivi cartacei ma è verosimile che, tra qualche anno, essa diverrà obbligatoria e supporti di memorizzazione contenti dati sostituiranno integralmente schedari di documenti

offrendo alle aziende vantaggi quali:

· risparmio di spazio;

· accesso rapido ai documenti;

· invio rapido dei documenti tramite e-mail;

· riduzione dei rischi di danneggiamento dei documenti;

· gestione dei documenti tramite la semplice archiviazione dei file evitando la stampa.

Sull’argomento Archiviazione Ottica Sostitutiva nel nostro Paese c’è stata un’evoluzione normativa complessa e frammentaria, articolata lungo percorsi paralleli differenziati nel settore pubblico e privato.

Le norme relative ad essa, anche ai fini tributari, sono:

Delibere AIPA 15/1994, 24/1998 e 42/2001: si sono succedute nel tempo, in base all’evoluzione tecnologica, fino ad affermare espressamente la sostituzione delle scritture cartacee. Ma nonostante ci fosse dibattito sulla imprescindibilità o meno del Decreto del Ministro delle Finanze, nessuno ha mai pensato di poter procedere concretamente in mancanza di tale decreto.

DPR 445/00(T.U.): sono particolarmente significativi due articoli:

Art. 6, commi 1 e 2: facoltà delle P.A. ed i privati di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei proprio archivi, le scritture contabili, la corrispondenza, etc. con la riproduzione su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, conformemente alle regole tecniche dettate dal CNIPA;Art. 10, comma 6: determinazione delle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto da parte del decreto del Ministero delle Finanze.

Decreto ministero dell’economica e delle finanze 23/01/2004: s’intitola “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto” e attua la Legge 489/1994, nonché dell’art.10, c.6 del DPR 445/200.

Delibera CNIPA 19/02/2004, n. 11/2004: s’intitola “Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originale – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445”.

Il Decreto ministero dell’economia e delle finanze 23/01/2004, pubblicato il GU il 9/2/2004, richiama espressamente, oltre al TU 445/2000 e al DPCM 8/2/1999, la delibera AIPA 42/2001. E’ stato infatti emanato pochi giorni prima della pubblicazione della Delibera CNIPA 11/2004 che sostituisce oggi la delibera AIPA 42/2001 (e prima della conclusione dell’iter di emanazione delle nuove regole tecniche di cui al DPCM 13/01/2004, che sostituiscono quelle di cui al DPCM 8/2/1999).

E’ DISPONIBILE A RICHIESTA il Pacchetto Modulistica necessario a poter iniziare correttamente la Conservazione Sostitutiva dei documenti tributari.

Il pacchetto comprende:

· Manuale della Conservazione Sostitutiva, realizzato con l’obiettivo di semplificare ed agevolare la ricerca delle informazioni e dei dati utili all’ Amministrazione finanziaria in caso accessi, verifiche ed ispezioni;

· Nomina del responsabile della Conservazione Sostitutiva;

· Nomina di eventuali delegati della Conservazione Sostitutiva;

· Comunicazione preventiva per l’assolvimento dell’ imposta di bollo;

· Comunicazione consuntiva per l’assolvimento dell’ imposta di bollo.

Il Manuale della Conservazione Sostitutiva è integrato con il software ARXivar, consentendo di rendere il relativo aggiornamento il piu’ possibile automatico e agevole.

 

MODULO PDF/A CONVERTER

 

Il modulo converter pdf/ a consiste in un servizio – lato server – che monitorizza 1 o più cartelle e trasforma i pdf tradizionalmente generati da stampe di gestionali in formato pdf/a, depositando il nuovo file generato in una cartella diversa dalla precedente.

Il file pdf/a così generato potrà essere utilizzato per scopi successivi, anche legati alla conservazione sostitutiva o alla archiviazione automatica tramite Spool Recognition.

prerequisito: ms framework 3.5

 

CD-READER + BACK UP CONSULTAZIONE

 

Mediante l’utilizzo di CD-READER è possibile esportare una o più sezioni di archivio su un CD autoconsistente: il CD, oltre ai file contenuti nelle sezioni di archivio esportate, contiene un motore di ricerca che permette di individuare i documenti ricercandoli secondo le stesse chiavi utilizzate dal sistema documentale (criteri di profilazione, parole contenute, ecc.)

E’ sufficiente un browser qualsiasi, ossia è indipendente dal tipo di browser.

 

COLLEGAMENTO AI SERVIZI DI CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING

 

Tale modulo consente di estrapolare dall’archivio di ARXivar i documenti (lotto di conservazione) da portare in conservazione con tutti i metadati di indicizzazione in formato XML, che verranno inviati al server del servizio di conservazione in outsorcing.

Tale fase di preparazione del lotto di conservazione consente anche di verificare mediante la funzione di check-up il lotto di conservazione, verificando la sequenzialità numerica dei documenti, la completezza delle informazioni, l’integrità dei documenti, se sono stati correttamente firmati digitalmente.

 

MODULI ARXIVAR SERVER CON LICENZE AGGIUNTIVE

 

SPOOL RECOGNITION - CAPTURE

 

Il modulo permette di integrare perfettamente qualsiasi sistema già presente in azienda( gestionale Windows, AS/400, CRM, Call Center) per acquisire in automatico qualunque tipo di documento. In particolare permette di acquisire documenti del ciclo attivo, impostando delle regole mirate per l’importazione dei documenti direttamente da gestionale.

Note : per i sistemi AS400 è necessario installare il modulo AS400 SPOOL DI STAMPA

SPOOL RECOGNITION – Stampe di qualità/ generazione PDF

Servizio di acquisizione stampe da spool su tutte le piattaforme (Windows, I series- AS400, Unix…) e generazione PDF

Tale servizio permette di generare stampe di qualità su stampanti laser andando a fare il matching (non fisico come sulle stampanti ad impatto) ma elettronico tra i dati contenuti negli spool di stampa a fincature elettroniche disegnate attraverso strumenti di disegno dei formati grafici su personal computer.

Permette ovviamente di produrre non solo la stampa di qualità su stampante laser, ma anche il corrispondente pdf e pdf/a.

Note : per i sistemi AS400 questo modulo viene sostituito dal modulo AS400 SPOOL DI STAMPA+ PDF /A

Form 400 serve solo nel caso in cui siano coinvolti AS400/ ISeries.

SPOOL RECOGNITION - PRINT

Tale modulo aggiunge alle funzionalità SPOOL RECOGNITION CAPTURE la possibilità di trasformare dinamicamente gli spool di stampa intercettati in documenti grafici interpretabili da qualsiasi stampante.

TPX – Touch Panel Stampante Multifunzione

Con TPX trasformiamo la stampante multifunzione in un client documentale ARXivar. Dematerializzare, ricercare, stampare e distribuire i documenti inserendoli nei processi strutturati di Workflow diventa semplice come fare una fotocopia.

TPX consente di automatizzare e organizzare tutti i processi cartacei, solitamente gestiti in modo manuale, migliorando l’efficienza, la produttività e la fruizione in sicurezza dei documenti.

In particolare, dal pannello di controllo della periferica TPX, previa autenticazione, sarà possibile: profilare direttamente i documenti scansiti, immettere ed indicizzare i documenti direttamente nei diversi workflow di ARXivar, consultare i task assegnati con possibilità di esecuzione degli stessi (es: scansione con o senza indicizzazione, immissione dati necessari al proseguimento del workflow, stampa documento per ricevuta), ricercare e stampare i documenti contenuti in ARXivar (funzione di “Spool Printing”).

TPX assicura la completa interattività dal pannello di controllo delle periferiche multifunzione Ricoh con il sistema ARXivar, velocizzando e semplificando il lavoro degli utenti,anche di quelli meno esperti.E’ omologato sui principali modelli di stampante multifunzione.

 

Approfondimenti:

- Obiettivi raggiungibili con il progetto Arxivar

- Il Sistema di gestione documentale

- Il Sistema di gestione dei Processi aziendali

 

 

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