Gestione delle Non Conformità con Arxivar

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Di seguito un esempio concreto di applicazione del software Arxivar all'interno dell'Ufficio Qualità nella Gestione delle Non Conformità.

Esigenze dell'azienda:

- Eliminare l'enorme quantità di carta presente nell'ufficio acquisti

- Semplificare e rendere Flessibile la gestione delle non conformità attraverso l'utilizzo di sottoprocessi (il precedente software obbligava a disegnare il processo dall'inizio alla fine, ora è possibile spezzare il processo in singoli processi semplici e richimati in un macroprocesso complessivo).

Quindi i processi che dovevano essere gestiti nell'Ufficio Qualità erano:

GESTIONE DELLE NON CONFORMITA' e AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

Il processo si articola nelle fasi seguenti: quando viene rilevata una non conformità, viene inserita nel gestionale, dove viene generata una procedura di non conformità e vengono avvisati i reparti coinvolti (reparto tecnico, reparto macchine, reparto campionatura, ufficio personale, ....). In base alla tipologia di non conformità vengono avviati i sotto processi specifici (segnalazione formale, richiesta chiarimenti al fornitore, ...) ed il tutto viene archiviato con la relativa documentazione. Tra le implementazioni operative è stata inserita la possiblità di risalire direttamente dal gestional al documento originale. La figura di seguito è la rappresentazione del flusso delle non conformità facilmente realizzabile e aggiornabile con Arxivar.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Dall'esigenza di elimare gli sprechi di tempo nella ricerca di documenti e nella mole di spazio per la conservazione della carta, Arxivar permette di gestire informazioni eterogenee (provenienti da documenti, fax, e-mail, cad, foto, video, commenti, note, ecc..) di condividere i documenti tra i vari uffici anche permettendo la fruibilità delle stesse via web. Importante è la gestione delle revisioni dei documenti e la loro visibilità con livelli di personalizzazione flessibili. Grazie all'interfaccia con diverse tecnologie presenti in azienda è possibile l'interazione con: sistemi gestionali ERP (come IBM, Metodo, Teamsystem,..). strumenti di produttività individuale, importazione e profilazione automatica dei PDF, connettore sistemi di posta elettronica, connettore FAX, possibilità di lanciare eseguibili (programmi) esterni e comandi, connessioni verso databases esterni, WebServices, integrazione con multifunzioni, ecc..

L'utilizzo di applicativi di Gestione Documentale e Gestione Workflow, che semplificano il flusso delle informazioni, migliorano la comunicazione tra le diverse funzioni e consentono di eliminare la difficoltosa gestione della carta, snellire e garantire il buon flusso dei processi aziendali.

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