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La Soluzione Specifica per l'Archiviazione Documentale, LUL Elettronico, Conservazione Sostitutiva: dal Cartaceo al Digitale conservato a Norma di Legge

 

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La nostra soluzione ARXIVAR  è allineata alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che sanciscono le "Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali –Art. 6, Commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa".

 

Qualunque documento elettronico archiviato in ARXIVAR può essere conservato in forma elettronica, seguendo una procedura (wizard) che prevede la reazione del file di chiusura XML, la firma digitale e la marcatura temporale.

La procedura è completa di funzioni per l’esibizione dei dati in forma autoconsistente in caso di verifica fiscale.


Firma digitale e marcatura

La firma digitale costituisce la tecnologia abilitante per la validità giuridica di un documento elettronico ed è a tutti gli effetti equivalente alla firma autografa tradizionale di un documento cartaceo.
ARXIVAR gestisce tutte le operazioni di firma, di verifica e di crittografia richieste dalle normative. Appone inoltre la marcatura temporale, una sequenza di caratteri che certifica la data e l'ora in cui è avvenuta la firma.

Il sistema di Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva permette l'applicazione del protocollo informatico a norma di legge, l'eliminazione dei registri cartacei, l'archiviazione e la gestione ottiva dei documenti, la posta elettronica quale principale strumento di comunicazione, l'utilizzo della firma digitale, ma sopprattutto l'impostazione di tutto l'iter di documenti dal momento stesso del ricevimento, con la definizione di tempi, responsabilità e ruoli.

 

Archiviazione Documentale

Dall'esigenza di elimare gli sprechi di tempo nella ricerca di documenti e nella mole di spazio per la conservazione della carta, Arxivar permette di gestire informazioni eterogenee (provenienti da documenti, fax, e-mail, cad, foto, video, commenti, note, ecc..) di condividere i documenti tra i vari uffici anche permettendo la fruibilità delle stesse via web. Importante è la gestione delle revisioni dei documenti e la loro visibilità con livelli di personalizzazione flessibili. Grazie all'interfaccia con diverse tecnologie presenti in azienda è possibile l'interazione con: sistemi gestionali ERP (come IBM, Metodo, Teamsystem,..). strumenti di produttività individuale, importazione e profilazione automatica dei PDF, connettore sistemi di posta elettronica, connettore FAX, possibilità di lanciare eseguibili (programmi) esterni e comandi, connessioni verso databases esterni, WebServices, integrazione con multifunzioni, ecc..

 

Conservazione Sostitutiva

La Legge propone l'Archiviazione Sostitutiva come possibile alternativa agli archivi cartacei ma è verosimile che tra qualche anno, diventerà obbligatoria e supporti di memorizzazione contenenti dati sostituiranno integralmente schedari di documenti offrendo alle aziende vantaggi quali:

- Risparmio di Spazio;

- Accesso Rapido ai Documenti;

- Invio Veloce Documenti tramite E-mail;

- Riduzione dei Rischi di danneggiamento dei Documenti;

- Gestione dei Documenti tramite Semplice Archiviazione dei File Evitando la Stampa;
 

 

Gestione LUL (Libro Unico del Lavoro)

Consente di dematerializzare il processo di elaborazione del Libro Unico del Lavoro attraverso l’elaborazione di un Registro in modalita’ elettronica e la sua conservazione sostitutiva in conformita’ alle direttive contenute nella delibera  CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11.

Attraverso l'apposizione di firma digitale e marca temporale, nelle modalità previste dalla normativa, è possibile conservare nel tempo il documento in formato elettronico.


Con la Conservazione digitale del LUL, lo studio può operare in qualità di responsabile della conservazione e grazie alla completa gestione delle procedure, è in grado di governare in piena autonomia e sicurezza il processo della conservazione sostitutiva, mantenendo dati e i documenti all'interno della propria struttura.

 

Il processo di conservazione sostitutiva, si sviluppa come descritto nel seguente grafico:

 

 

Per informazioni clicca qui                                    Sistema srl Rivenditore Arxivar

 

 

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