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PER IL SETTORE MEDICALE, BIOMEDICALE 
ED ELETTROMEDICALE

 

Sistema per la Gestione Documentale. Eliminare migliaia di documenti cartacei e fax, snellire e semplificare i flussi operativi aziendali.

 

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L'Esigenza

 

  • Eliminazione della carta
  • Nuova organizzazione del lavoro

 

L’esigenza dell'azienda è di dotarsi di un sistema unico e integrato di gestione documentale, dalla gestione del protocollo ai processi di workflow. Il progetto risulta complesso sia per le diverse tipologie di documenti trattati (fatture, ordini, certificati, bolle), sia per i vari processi coinvolti che indipendentemente dalle dimensione possono a volte risultare complessi o poco lineari se non gestiti con Arxivar.


Il volume dei documenti trattati è destinato ad aumentare almeno del 20% con l’implementazione del nuovo sistema e il coinvolgimento delle nuove aree.

Occorre sostituire i vecchi processi e flussi di lavoro aziendali in cui la protocollazione dei documenti e il loro invio e ricezione avviene manualmente.
Ogni area infatti inserisce manualmente su ogni documento in ingresso un codice a barre e, altrettanto manualmente, invia i documenti ai diversi uffici compententi. Un sistema quindi macchinoso e molto dispendioso dal punto di vista del tempo e delle risorse impegnate.


Dal nuovo sistema documentale l'azienda si aspetta un profondo cambiamento del modo di lavorare: l’applicazione del protocollo informatico a norma di legge, l’eliminazione dei registri cartacei, l’archiviazione e la gestione ottica dei documenti, la posta elettronica quale principale strumento di comunicazione, l’utilizzo della firma digitale, ma soprattutto l’impostazione di tutta la lavorazione e l’iter del documento dal momento stesso del suo ricevimento, con la definizione di tempi, responsabilità e ruoli.
L’obiettivo finale è l’eliminazione della carta e l’attivazione completa di un sistema di workflow che coinvolga tutte le aree aziendali.

 


La Soluzione

 

  • Protocollo
  • Gestione documentale
  • Workflow

 

ARXIVAR è la soluzione proposta per la Gestione Documentale.
ARXIVAR permette al cliente di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: documenti di Office, mail, fax, documenti cartacei, disegni, film, musica, immagini, spool di stampa ecc.


Consente di gestire la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale, l’invio, la ricezione l’approvazione e la pubblicazione sul web di documenti di differenti tipologie: ordine fornitori, ordine clienti, fatture fornitori, conferme d’ordine… organizzandoli e associandoli tra di loro per formare singole pratiche.


ARXIVAR è diventato inoltre l'unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda, ottimo per le aziende certificate (ISO 9000).


Questo sistema per la gestione documentale ha regolato la creazione dei documenti secondo gli standard aziendali, gestendone le diverse revisioni.

 

 

Per informazioni clicca qui                                            Sistema srl Rivenditore Arxivar

 

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